10 anni con i call center

Gli ultimi  10 dei miei 25 anni da programmatore sono trascorsi  seguendo un centinaio di callcenter. Il software CRM NetLIVE sviluppato da me è stato usato da call center in tutta Italia e all’estero.

Ho conosciuto tanti imprenditori (o presunti tali), alcuni seri che effettuano investimenti con oculatezza, altri che non avevano esperienza e avrebbero voluto provare a creare un call center , altri ancora molto poco seri.
Tutti sono attratti da lauti guadagni, poche aziende restano in vita per oltre 3 anni. Una sola azienda, tra tutte quelle che ho conosciuto, è attiva da dieci anni e l’amministratore ha tutta la mia stima.

Mi sono imbattuto spesso in persone che mi chiedono ‘cosa ci vuole per fare un callcenter?’ Dopo aver impiegato un paio d’ore per spiegare come funziona un call center molti se ne tornano mesti.
La cosa che più mi colpisce è che solo alcuni prendono appunti, da ciò capisco che molto probabilmente sono venuti da me solo per farmi perdere del tempo. Creare un callcenter non è facile e se pensate di arricchirvi velocemente è meglio che cerchiate altro da fare. Come per tutte le imprese solo con una progettazione accurata e con la politica dei piccoli passi potrete avere delle soddisfazioni economiche in tempi ragionevoli.

Per questo motivo ho pensato di pubblicare questi appunti e se leggerete fino alla fine avrete le idee più chiare (almeno lo spero).

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ADSL o HDSL

Qual’è la differenza tra ADSL e HDSL?

ecco una breve lista:

ADSL:

  • è più economica, quindi è destinata  soprattutto all’uso domestico;
  • è un servizio con “minimi garantiti” a volte anche molto bassi, quindi va bene per chi non ha necessità di garanzie di traffico minimo disponibile;
  • funziona anche su un impianto telefonico esistente, anche se adesso è possibile richiederla senza la fonia;
  • funziona con un normale Modem/Router ADSL: può essere acquistato dall’utente a un costo a partire da 30 euro oppure noleggiato dall’operatore di telefonia;
  • ha una velocità asimmetrica cioè è molto più veloce in download (da 640 Kb fino a 2/3 Mb) e meno veloce in upload (da 16Kb a 400 Kb). Ideale per chi usa Internet soprattutto per scaricare dati;
  • non ha una banda minima garantita. Il gestore, infatti, offre una velocità teorica (7 Mb, 20Mb) ma non ti garantisce che la velocità sia effettivamente quella nominale;

HDSL

  • è più costosa e quindi è pensata per un uso aziendale;
  • viene normalmente fornita con “minimi garantiti” assai elevati, ideale per chi ha bisogno di performance stabili e senza degrado di funzionamento;
  • è necessaria una linea dedicata, per cui è compito dell’operatore di telefonia portare un doppino telefonico apposito;
  • è necessario un Modem/Router che supporti il protocollo V35: l’apparato normalmente viene concesso in comodato d’uso dall’operatore di telefonia, ovviamente ha un costo più elevato di un modem normale
  • ha una velocità simmetrica, ideale per le aziende che devono pubblicare dei dati su Internet o usano il VOIP

 

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Cosa è il VOIP?

Significa Voice Over IP, cioè le telefonate sfruttano internet quindi non hai bisogno di una linea telefonica tradizionale. Un esempio conosciuto è Skype, ma esistono tanti altri software in circolazione che,collegati a gestori che offrono traffico voce, permettono di chiamare i numeri fissi e cellulari. Offrono sia pacchetti di minuti prepagati che abbonamenti a consumo.

Quale conviene? Il Voip passa tutto sulla vostra ADSL (o HDSL) che, quindi, dovrà essere piuttosto performante altrimenti la voce si sentirà a scatti e pagherete solo il traffico effettuato.

Le linee telefoniche tradizionali possono essere più stabili pagherete il canone di tutte le linee anche quando non le sfrutti tutte perchè, magari, il callcenter è chiuso o non hai tutte le postazioni occupate.

Altra soluzione è acquistare un pacchetto minimo di linee telefoniche (per esempio un flusso da 10 linee) a cui si possono associare le chiamate VOIP. Sarà il centralino che gestirà il traffico. Se si devono effettuare telefonate anche ai numeri mobili non è economicamente conveniente usare le linee tradizionali, puoi acquistare dei cellulari con delle SIM con piano tariffario flat oppure collegare un gsmbox (non è altro che una ‘scatoletta’ dove si inseriscono delle comuni SIM telefoniche) al centralino. Sarà ancora questo a dirottare le telefonate verso le SIM nel caso si dovesse chiamare un cellulare.

Come vedi il centralino ha un ruolo importante come il CRM.

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La gestione delle telefonate. Voip o linea telefonica. Cosa è il predictive?

La gestione delle telefonate è una fase molto importante. Alcuni software permettono di effettuare in automatico le chiamate non appena l’operatore esita quella precedente. I callcenter con un gran numero di operatori utilizzano una funzionalità del centralino che si chiama predictive. Questa effettua telefonate a raffica finchè qualcuno dall’altro capo del telefono non risponde, a quel punto passa la telefonata al primo operatore libero.

E’ una funzionalità complessa e abbastanza costosa ma permette di abbattere i tempi morti degli operatori. In questo caso è necessario avere più linee di quanti operatori lavorano. Se, per esempio, esistono 50 postazioni è necessario avere almeno 54 linee. 50 per gli operatori e 4 per il centralino.

Per telefonare, oltre al centralino, sono necessarie le linee telefoniche. Esistono tante offerte delle varie compagnie telefoniche ma da non trascurare sono anche le offerte del traffico VOIP.

Cosa è il VOIP?

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Software per call center

Il software chiamato anche CRM (Customer Relationship Management) è il cuore del callcenter. Ne esistono tante versioni di tante aziende. Di solito è organizzato con un computer centrale (server) a cui sono collegati i computer degli operatori e responsabili (client). Alcune versioni hanno un software centrale sul server e altri software da installare sui client, in altri casi il software è una web application, cioè  è tutto installato sul server e i client usano un browser web come Internet Explorer, Firefox o Google Chrome senza installare altro perchè fruiscono del sistema come se fosse un sito web. Un esempio di web application lo potete trovare qui.

Quale conviene usare? Io trovo molto più semplice la versione web application in quanto posso collegarmi da qualunque computer della rete interna, o via internet, per entrare con la mia password e usare il sistema.

Questa caratteristica mi permette di creare un call center con operatori che possono lavorare da casa! Alcuni dei miei clienti sfruttano questa peculiarità con un notevole abbattimento dei costi.

Il software deve saper gestire tutto dall’inserimento delle liste in formato excel alle telefonate, i richiami degli operatori, le statistiche di rendimento, gli appuntamenti degli agenti, i contratti e i ricavi dell’ azienda.

Per qualunque informazione sono a disposizione.

 

 

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Hardware per un callcenter

Non sono necessari strumenti di grande potenza, ecco una lista:

1 PC per ogni postazione. Non devono essere dei computer con caratteristiche superiori soprattutto se usate software CRM sviluppati come web application (come se fosse un sito web), quindi nulla o quasi da installare, solo un web browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome). Potreste anche pensare di usare un sistema operativo open source (quindi gratis) come linux ubuntu evitando di spendere altri soldi. Ma se vi sentiti più confortati da un sistema che già conoscete come Windows allora fatevi installare una delle versioni base. Prevedete, infine, una postazione completa in più per il responsabile (Team leader).

Sarà necessaria una stampante a colori robusta soprattutto se prevedete di stampare anche i contratti. Meglio se usate una multifunzione, servirà per gestire i fax, alcuni modelli permettono anche di gestirli dal pc. Un ottimo modo per non sprecare carta.

 

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